Da steckt man gedanklich noch im letzten Meeting, tauscht sich gerade mit der Kollegin aus oder bereitet sich auf das anstehende Managementtreffen vor und dann klingelt das Telefon mit einer unbekannten Nummer. Schnell stellt sich heraus: Ein Headhunter möchte Sie sprechen und sich zu einer möglichen Karriereoption austauschen. Immer mehr Unternehmen nehmen heutzutage die Hilfe von Headhuntern bei der Besetzung von hochkarätigen Positionen in Anspruch und somit erhalten auch immer mehr Personen Anrufe und Anfragen von Personalberatungen. Doch wie geht man am besten damit um, gerade wenn der Anruf über den Arbeitsplatz erfolgt?

Die Kontaktaufnahme

Die erste und wichtigste Regel lautet: „Keep calm and carry on.“ Dem Headhunter ist bewusst, dass er Sie möglicherweise direkt am Arbeitsplatz oder in einer anderen ungünstigen Situation erreicht. Daher lautet die erste Frage des Anrufers meist ohnehin: „Können Sie gerade gut sprechen?“ Sollte dies nicht der Fall sein, dann sagen Sie dies direkt und machen einen Vorschlag, zu welcher Uhrzeit oder unter welcher privaten Nummer Sie besser erreichbar sind. So ein Anruf dauert meist nur wenige Minuten und die erste Hürde ist genommen.

Es gibt viele Gründe, warum ein Headhunter Sie anrufen und mit Ihnen sprechen möchte. In den allermeisten Fällen liegt eine konkrete Vakanz vor, auf die Sie mit Ihrem Profil bzw. den Informationen, die der Headhunter im Vorfeld von Ihnen sammeln konnte, passen könnten. Daher ist es immer ratsam, sich das Anliegen grundsätzlich erst einmal anzuhören und Offenheit zu zeigen.

Dazu sollte Ihnen bewusst sein, dass das Verhältnis zwischen Ihnen als potentiellem Interessenten und dem Headhunter auf Augenhöhe und Wertschätzung basiert. Dem Headhunter ist einerseits bewusst, dass Sie sich in einer komfortablen Situation befinden und wahrscheinlich keinen zwingenden Wechseldruck verspüren. Daher ist der Austausch eher als gemeinsames Kennenlernen zu verstehen, bei dem beide Seiten eruieren, ob die angebotene Position einen echten Mehrwert für Sie bringen und wie man in Zukunft miteinander in Kontakt bleiben kann. Andererseits kann der Headhunter Ihr Türöffner zu einer neuen, (noch) besseren Position sein und darüber entscheiden, ob er Sie mit seinem Kunden in Kontakt bringt. Freundlichkeit, Verbindlichkeit und Ehrlichkeit werden Sie daher in Ihrem Austausch wie meist im Leben am weitesten bringen.

Das Erstgespräch

Für das erste Gespräch am Telefon, zu dem Sie sich verabredet haben, sollten Sie ca. 15 Minuten Zeit einplanen. Es ist ein Geben und Nehmen: Zu allererst sollte der Headhunter Ihnen einen guten, ersten Überblick zu der Suche geben, damit Sie einschätzten können, ob Sie das Angebot in Bezug auf Karrierelevel, Branche, Standort und den Aufgaben reizt. Danach folgen meist offene Fragen des Headhunters zu Ihrer aktuellen Situation, ob bzw. unter welchen Umständen ein Wechsel für Sie überhaupt in Betracht kommen würde. Ein guter Headhunter hat sich bereits – soweit möglich – mit Ihnen und Ihrem Profil beschäftigt, sodass Sie in einem Erstgespräch nicht Ihren kompletten Werdegang darlegen müssen oder gar sollten. In der Regel kommen konkrete auf das Suchprojekt bezogene Nachfragen, ob Sie beispielsweise standortübergreifende Abteilungen leiten, in welchem Maße Sie bereits Change Prozesse im Unternehmen begleitet haben oder was Ihre größten vertrieblichen Erfolge waren. Beantworten Sie diese Fragen so anschaulich wie möglich, denn das hilft dem Headhunter abzuschätzen, ob die Position inhaltlich passen könnte. Seien Sie außerdem darauf vorbereitet, dass das Thema Gehalt frühzeitig angesprochen wird. Auch hier gilt das Prinzip Augenhöhe. Der Personalberater will Sie nicht auf eine Summe X festnageln oder gar mit Ihnen verhandeln. Er muss jedoch wissen, ab welcher Größenordnung ein Wechsel für Sie in Frage kommt und ob Ihnen seine Position in Bezug auf das Gehalt einen Mehrwert bieten kann.

Wenn Sie übereinkommen, dass sich ein weiterer Austausch lohnt, dann bietet der Headhunter meist an, weitere Informationen, z. B. in Form einer ausführlichen Stellenbeschreibung (das sogenannte Briefing oder Positionsprofil), per E-Mail zuzusenden. Sie erhalten dann natürlich auch dessen Kontaktdaten und können sich bei Interesse über die Personalberatung, deren Branchenfokus und Seriosität informieren. Sie werden gebeten, Ihren Lebenslauf zu übersenden und verabreden sich einige Tage später zu einem weiterführenden Telefonat oder ggf. schon zu einem persönlichen Treffen bzw. digitalen Kennenlernen mit dem Berater. Wichtig ist: Ein guter Headhunter legt Ihnen immer den weiteren Prozess transparent dar und informiert Sie regelmäßig zu den nächsten Schritten.

Der zukünftige Kontakt

Was aber, wenn Sie aktuell überhaupt nicht an einem Wechsel interessiert sind? Bestenfalls sind Sie mit Ihrem jetzigen Unternehmensumfeld und den gebotenen Perspektiven rundum glücklich. Vielleicht haben Sie auch gerade erst einen Wechsel hinter sich, von dem der Headhunter noch nichts wusste oder Sie möchten sich aus persönlichen Gründen derzeit nicht verändern. Das sind alles legitime Gründe, für die ein Headhunter volles Verständnis hat. Seien Sie transparent und sagen Sie höflich zu Beginn des Austauschs ab. Ein vorausschauender Headhunter wird Sie im Anschluss an ein freundliches und wertschätzendes Gespräch fragen, ob Sie wünschen, miteinander in Kontakt zu bleiben und bei zukünftigen Ansprachen wieder berücksichtigt zu werden. Wenn Sie damit einverstanden sind und Sie der Beratung im Sinne der Datenschutzgrundverordnung das Mandat dazu erteilen, wird man Sie im positiven Sinne „im Auge behalten“ und auch in Zukunft wieder anrufen. Ebenso können Sie sich jederzeit proaktiv mit dem Headhunter in Verbindung setzen, zum Beispiel, wenn sich Ihre berufliche Situation unerwartet verändern sollte. Vernetzen Sie sich zusätzlich beispielsweise auf LinkedIn, um unverbindlich miteinander im Austausch zu bleiben und speichern Sie sich die Telefonnummer des Headhunters ein. So wissen Sie beim nächsten Anruf direkt, wen Sie am Hörer haben.