Jede Führungskraft wird in den letzten Jahren diese schmerzhafte Erfahrung gemacht haben: eine wertvolle Mitarbeiterin verlässt ihr Unternehmen und die Kündigungsfrist reicht bei Weitem nicht aus, um die Position erfolgreich nach zu besetzen. Zwar variiert die sogenannte „time-to-hire“ (d. h. die Zeit vom Start der Suche bis zur erfolgreichen Besetzung) mitunter sehr stark in Bezug auf die gesuchte Position, ein Trend nach oben ist aber eindeutig festzustellen, wie eine Umfrage der Talent Acquisition Plattform onlyfy (vielen immer noch besser bekannt unter dem Namen Xing) ergab: 73 Prozent der befragten 200 Personalleiter verzeichnen in den letzten fünf Jahren einen Anstieg der Besetzungszeit, mitunter bis zu 9 Monaten in der Spitze.(1) Eins steht fest: Der Arbeitsmarkt hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt – von einem Arbeitgeber- zu einem Arbeitnehmermarkt. „Die Erwerbsbevölkerung in Deutschland wird ab jetzt kleiner. In Zukunft ist unsere größte Herausforderung am Arbeitsmarkt nicht Arbeitslosigkeit, sondern Arbeiterlosigkeit. Dieser Trend wirkt langfristig, unabhängig von kleineren Schwankungen wie etwa im Zuge der Pandemie.“, so der StepStone Arbeitsmarktexperte Dr. Tobias Zimmermann.(2)
Umso entscheidender ist ein gut aufgestellter Rekrutierungsprozess in Ihrem Unternehmen, in dem viele verschiedene Zahnräder ineinandergreifen müssen. Dabei gibt es keine „one size fits all“ Lösung. Der Prozess sollte sich immer nach Größe, Struktur und strategischen Ausrichtung des Unternehmens richten und kann durchaus von Position zu Position leicht variieren. Folgende Phasen haben sich als Standard etabliert und können Ihnen zur Orientierung dienen (3), um den „Goldenen Pfad“ für den Bewerbungsprozess in Ihrem Unternehmen zu identifizieren:
• Ausschreibung der Stelle
• Eingang der Bewerbungen
• Auswahl des Stelleninhabers
• Einstellung und Onboarding
Wir von Dr. Heimeier begleiten Ihr Unternehmen bei der Suche und Auswahl von Führungskräften und Spezialistenpositionen aus allen Funktionsbereichen. So divers die Projekte, die wir managen auch sein mögen, es gibt unserer Erfahrung nach einige Themen, die viele Unternehmen gemein haben und die den Unterschied zwischen einem guten und einem sehr guten Bewerbungsprozess ausmachen können. Welche Faktoren eine besonders wichtige Rolle spielen, soll hier aufgegriffen werden.
Viele Wege führen nach Rom.
Bieten Sie Ihren Interessenten vielfältige Bewerbungsmöglichkeiten.
Wer auf mehrere Pferde setzt, erhöht die Gewinnchancen. So ist es auch beim Schalten einer Stellenanzeige. „Post & Pray“, also Stellenanzeige schalten, abwarten und hoffen, dass sich schon die perfekte Kandidatin bewirbt, ist dabei jedoch die schlechteste Strategie. Vielmehr lohnt sich die Aufstellung einer Übersicht, wo die Anzeige erwartungsgemäß den größten Impact erzielen wird. Die firmeneigene Karriereseite mit einfachem Bewerbungsablauf sollte dabei zum Pflichtrepertoire gehören. Auch sollten Business Social-Media-Kanäle genutzt werden und die Anzeige auf der eigenen – insofern vorhandenen und bestenfalls gepflegten – Profilseite von Xing, LinkedIn gepostet werden, um die Reichweite zu erhöhen. An Online-Stellenbörsen, wie dem Marktführer Stepstone, Jobware oder indeed, kommt man heutzutage schon lange nicht mehr vorbei, um die Vakanz sichtbar für mögliche Interessenten zu machen. Allerdings sollten auch branchenspezifische oder regionale Plattformen und sogar die traditionelle Printanzeige nicht unterschätzt oder gar außen vorgelassen werden.
Dr. Heimeier berät Sie gern, welche Kanäle Ihnen den größtmöglichen Nutzen bringen werden bei Ihrer konkreten Suche. Die Schaltung auf unserem firmeneigenen Stellenportal ist dabei stets inkludiert.
Zeigen Sie Gesicht.
Benennen Sie konkrete Ansprechpartner.
Auch wenn der Bewerbungsprozess heutzutage nahezu digital und gegebenenfalls sogar vollständig automatisiert abläuft, stehen dahinter doch immer Menschen mit einem konkreten Anliegen. Nichts ist schlimmer als ein Interessent für Ihre Vakanz, der sich am Ende gegen eine Bewerbung entscheidet, weil er vorherige Fragen oder Zweifel nicht unverbindlich und schnell telefonisch oder schriftlich aus dem Weg räumen konnte. Das sollte nicht als Einbahnstraße oder lästiger Zeitaufwand verstanden werden, denn es kann auch vorkommen, dass Sie dadurch direktes und relevantes Feedback zu Ihrem Bewerbungsprozess erhalten. Vielleicht hat sich ein Bug im Onlineformular eingeschlichen, der Sie viele Bewerbungen gekostet hätte und den Sie nicht sofort bemerkt hätten, wenn der Anrufer Sie nicht freundlich darauf hingewiesen hätte? Der direkte Vorkontakt kann, wenn er gut und wertschätzend abläuft, potentielle Interessenten bereits früh auf vielen Ebenen an Ihr Unternehmen binden.
Bei Dr. Heimeier haben Ihre potentiellen Bewerber immer einen konkreten Ansprechpartner, der bei Fragen zur Verfügung steht und sie durch den gesamten Prozess hinweg begleitet.
Kommunikation ist Königin.
Bringen Sie Klarheit und Transparenz in den Prozess.
Egal, wie Sie den Auswahlprozess im Detail planen, Sie sollten Ihre Bewerber stets transparent darüber informieren, was auf sie zukommen wird und wie der Prozess zeitlich geplant ist. Dabei gilt: Zusagen zu Rückmeldungen sind unbedingt einzuhalten. Nichts demotiviert mehr oder schafft größeren Unmut als das Warten auf eine „baldige Rückmeldung“, die bereits vor Wochen hätte erfolgen sollen. Sie brauchen voraussichtlich noch diese und kommende Woche, um alle Telefon- oder Videointerviews für die Vorauswahl abschließen zu können? Teilen Sie dies Ihrem Gesprächspartner genauso mit. Die Kandidatin ist in der engeren Auswahl, aber die Terminfindung wird sich aufgrund von Urlaub oder Abwesenheit der Fachabteilung leider noch eine Woche verzögern? Das ist ein Grund, der für die Bewerberin nachvollziehbar sein sollte. Je offener und wertschätzender Sie kommunizieren, desto transparenter wird auch die Person auf der anderen Seite des Tisches mit Ihnen umgehen. Außerdem binden Sie so die Person sehr viel stärker emotional in den Prozess ein. Egal, wie es am Ende ausgehen sollte, mit einer verbindlichen, zeitnahen und offenen Kommunikation: Zeigen Sie Ihr Unternehmen von der besten Seite und sichern sich somit langfristig das Wohlwollen aller Kandidaten, auch und vor allem derer, die es am Ende nicht geworden sind.
Bei Dr. Heimeier wird der Bewerbungsprozess und das gemeinsame Vorgehen stets eng zwischen Ihnen und uns abgestimmt. Bestenfalls legen wir uns zu Beginn auf eine konkrete Terminschiene fest, um bereits bekannte Abwesenheiten der Entscheidungsträger mit einkalkulieren zu können. Wir halten immer ein wachsames Auge auf den Zeitplan und informieren die Kandidaten frühzeitig über potentielle Gesprächstermine, um Terminkollisionen zu vermeiden. Regelmäßige Telefonkontakte, Meldungen zum Zwischenstand, Termineinladungen bis hin zur individuellen Absage sichern hierbei den persönlichen Kontakt zu aussichtsreichen Kandidaten und möglichen Potentialträgern.
Never ending story.
Das Recruiting endet nicht mit dem Arbeitsvertrag.
Geschafft, die Tinte ist getrocknet! Aber damit endet der Recruitingprozess noch nicht. Zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn können schnell mehrere Monate ins Land gehen, da die Kündigungsfristen tendenziell immer länger vertraglich geregelt werden. Nicht selten kommt es heutzutage vor, dass Personen trotz eines gültigen Arbeitsvertrags ihre Stelle am Ende doch nicht antreten. Um dieses Risiko zu minimieren, empfehlen wir, die Wochen und Monate nach Vertragsunterzeichnung regelmäßig Kontakt zu halten. Vielleicht gibt es ja schon ein (freiwilliges) Mitarbeiterevent, wozu die neue Kollegin eingeladen wird, um sich bekannt zu machen. Gegebenenfalls erhält der zukünftige Kollege schon eine kleine Aufmerksamkeit vor dem anstehenden Weihnachtsfest, bevor er Anfang Januar in der Firma beginnt. Auch das Onboarding sollte wohldurchdacht, strukturiert und geplant sein und möglichst viele Kolleginnen und Führungskräfte aus der Firma einbinden. Bestenfalls gibt es einen Mentor oder Buddy, um die Einarbeitung fachlich und kulturell zu erleichtern. Die HR-Abteilung spielt auch hier eine wesentliche Rolle, da sie den Übergang vom Recruiting zur langfristigen Mitarbeiterbindung proaktiv gestaltet.
Wir von Dr. Heimeier legen ebenfalls Wert darauf, nach dem gemeinsamen Besetzungsprozess den Kontakt zu Ihnen und dem final ausgewählten Kandidaten nicht abreißen zu lassen. Besonders bei den berühmten ersten 100 Tagen im neuen Job stehen wir für beide Seiten als Ansprechpartner zur Verfügung, holen Feedbacks ein und stehen, wenn notwendig, moderierend zur Seite.
(2) https://www.stepstone.de/Ueber-StepStone/press/funf-arbeitsmarkt-trends-die-2022-wichtig-werden/
(3) Vergleich: https://www.personio.de/hr-lexikon/bewerbungsprozess/
Geschrieben von
